Stichting Eregraf Stijkelgroep

De doelstellingen van de Stichting Eregraf Stijkelgroep volgens de statuten zijn:

• het leggen van een krans, zo mogelijk door de nabestaanden van de leden van de Stijkelgroep, op vier mei van ieder jaar en bij eventuele andere herdenkingen;
• het onderhouden en versterken van de band van samenhorigheid tussen de nabestaanden van de leden van de Stijkelgroep in eerbiedige nagedachtenis van de in de oorlogsjaren omgekomen drieënveertig leden.

Bestuur

Dirk Jan Jonker - voorzitter
Frank Brouwer - penningmeester
Jan Bart Moret - secretaris
Margreet ten Kate - lid
Karen van Opstal - lid

Secretariaat

Jan Muschlaan 256
2597 VE Den Haag
 
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Bankrekening

IBANrekening nr. NL03INGB0001428000
t.n.v. Stichting Eregraf Stijkelgroep te IJmuiden

Statuten

1. Doelstellingen

1.1 Het verlenen van medewerking, voor zover dat mogelijk is, aan het eventueel overbrengen van de stoffelijke overschotten van nog tien leden van de Stijkelgroep (van wie de stoffelijke overschotten nog niet zijn gevonden), zulks met goedkeuring van de daarbij betrokken nabestaanden, naar het Eregraf voor de Stijkelgroep op de Algemene Begraafplaats “Westduin” te ’s-Gravenhage;
1.2 Het leggen van een krans, zo mogelijk door de nabestaanden van de leden der Stijkelgroep, op 4 mei van ieder jaar en bij eventuele andere herdenkingen;
1.3 Het onderhouden en versterken van de band van saamhorigheid tussen de nabestaanden van de leden van de Stijkelgroep in eerbiedige nagedachtenis van de in de oorlogsjaren omgekomen drieënveertig leden;
1.4 Het in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het dagelijks bestuur, zowel in moreel als in sociaal opzicht ter zijde staan van de nabestaanden van de leden van de Stijkelgroep;
1.5 Het, voor zoveel zulks mogelijk is, samenwerken met de Oorlogsgravenstichting ’s-Gravenhage en of andere soortgelijke instelling

2. Beleidsplan

Het beleid van de Stichting is gericht op het volgende:

2.1 De nagedachtenis aan de leden van Stijkelgroep in ere houden door jaarlijks op 4 mei een krans bij het Eregraf te leggen in aanwezigheid van en door nabestaanden.
2.2 Het onderhouden en versterken van een relatie tussen de nabestaanden door de jaarlijkse uitgifte van een nieuwsbrief en het onderhouden van de website www.Stijkelgroep.nl.
2.3 Deelname aan herdenkingen zoals de jaarlijkse Service of Remembrance georganiseerd door de Commonwealth War Graves Commission op de Algemene Begraafplaats “Westduin” te ’s-Gravenhage, de jaarlijkse herdenking Oranjehotel.
2.4 Samenwerken met landelijke en regionale organisaties met het gezamenlijke doel de verschrikkingen van de Tweede Wereldoorlog te voorkomen.
2.5 Het in stand houden van het Eregraf. In 1998 zijn alle kruizen vervangen voor een bedrag van ongeveer € 50.000. De verwachting is dat pas na 2040 een mogelijkheid bestaat dat deze kruizen opnieuw vervangen moeten worden. In 2011 is het beeldje vervaardigd door M. Gobius gerestaureerd.
2.6 De jaarlijkse kosten van Stichting zoals bloemen, kransen, nieuwsbulletin en website  worden slechts gedeeltelijk gedekt door de giften van de nabestaanden. Het tekort op deze reguliere uitgaven bedraagt ongeveer € 800 dit jaar. Hierbij is rekening gehouden met minimale rente inkomsten en het eindige karakter van een grote jaarlijkse gift.

3. Activiteiten

3.1 Voor de kranslegging op 4 mei verzorgt de Stichting een nieuwsbrief naar de nabestaanden met een uitnodiging tot deelname aan de herdenking. In de nieuwsbrief wordt ook een oproep voor een gift gedaan. Dit is de belangrijkste bron van inkomsten. Verder verzorgt de Stichting de krans, het schoonmaken van het Eregraf, de bloemen en bloemenvazen bij de kruizen.  Tevens nodigt de Stichting twee nabestaanden uit voor het leggen van de krans.
3.2 In 2007 heeft de Stichting een website ingericht.
3.3 Een of meerdere Stichtingsbestuurders nemen deel aan de jaarlijkse Service of Remembrance van de gesneuvelden uit de Commonwealth. Hierbij leggen wij een krans/bloemen bij het Commonwealth monument  op de begraafplaats Westduin en bij het Eregraf van de Stijkelgroep.
3.4 Een of meerdere Stichtingsbestuurders nemen deel aan de jaarlijkse herdenking in het Oranjehotel.  Hierbij wordt namens de Stichting een bloemstuk bij de Doodencel geplaatst.
3.5 Deelnemen aan de Nationale Herdenking op 4 mei te Amsterdam
3.6 Deelname van één of meerdere Stichtingsbestuurders aan workshops en congressen zoals Platform WO2 en 75 jaar vrijheid.
3.7 Het door lezingen en presentaties communiceren naar de buitenwereld en nieuwe generaties van informatie over de Stijkelgroep.
3.8 Jaarlijks overleg met de beheerders van Begraafplaats Westduin betreffende het onderhoud aan en rond het Eregraf.
3.9 Onderhouden van contact met nabestaanden en belangstellenden via mail en post.

4. Financieel plan en verantwoording

De reserves bedragen € 92338, zolang de rente vergoeding zo laag is wordt een belangrijk deel van dit bedrag gereserveerd voor de toekomstige jaarlijks tekorten en het overige deel is gereserveerd voor toekomstige onderhoudskosten aan het Eregraf en onderhoud van de website.

5. Het RSIN of het fiscaal nummer

Sedert 1 januari 2009 heeft de Stichting de status van een ANBI. De Stichting heeft het fiscaal nummer 816739286.

6. Bestuur

De heer Dirk Jan Zwart - voorzitter
De heer Frank Brouwer - penningmeester
De heer Bob Moret - secretaris
De heer Dirk Jan Jonker - lid

7. Secretariaat

Jan Muschlaan 256
2597 VE Den Haag
e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

8. Beloningsbeleid

De Stichting heeft geen personeel in dienst en de Stichtingsbestuurders ontvangen geen beloning voor het vervullen van hun functie in de Stichting.

Huishoudelijk reglement van de Stichting Stichting Eregraf Stijkelgroep

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 7 maart 2019

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de stichting: de Stichting “Stichting Eregraf Stijkelgroep”, gevestigd te ‘s-Gravenhage ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41152070;
• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 5 januari 1951 bij C.D. Jalink, destijds notaris te ’s-Gravenhage, welke akte later is gewijzigd bij een akte op 15 augustus 1966 bij notaris Jalink voornoemd;
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten;
• inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
• projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

• Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
• Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
• Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

• Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
• Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
• Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
• Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde;
• Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
• Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

De voorzitter

• Heeft algemene leiding van de stichting;
• Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het bestuur;
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
• Coördineert en stuurt activiteiten;
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De penningmeester

• Voert de financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• Stelt financiële overzichten op;
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• Beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De secretaris

• Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
• Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
• De datum en plaats van de vergadering;
• De aanwezige en afwezige bestuursleden;
• De verleende volmachten;
• De genomen besluiten.
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• Archiveert alle relevante documenten;
• Beheert de website;
• Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
• Beheert de structuur van de website;
• Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
• Voert de eindredactie van teksten op de website;
• Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
• Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
• Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
• De secretaris/webmaster voert de eindredactie over de (half-)jaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
• Beantwoordt de e-mail binnenkomende e-mail.

Besluiten

Het bestuur:

• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
• Kan besluiten tot uitgaven en bijdragen aan activiteiten die de doelstelling van de stichting ondersteunen. Het bestuur neemt dergelijke besluiten volledig onafhankelijk en op de hierboven beschreven wijze.

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Frequentie

• Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
• Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur.
• Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda

• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
• De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;

• Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

• Nabestaanden;
• Donateurs;
• Gesubsidieerde goede doelen;
• Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
• De media.

Gelet op het internationale karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse en Engelse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen en de verantwoordelijkheid voor de PR-activiteiten onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Donaties en declaraties

• Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden geaccepteerd door de stichting;
• Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
• Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
• De stichting accepteert geen contante schenkingen.
• Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
• In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
• Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers, voor zover deze gereden kilometers geen verband houden met de 4 mei-herdenking, te declareren;
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vakantiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Royement

• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

Slotbepalingen

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
• Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.